ChatGPTなど生成AIで事務作業を効率化する方法｜業務別プロンプト例12選とうまくいく指示の型

メール作成、議事録の要約、資料の構成づくり、Excel関数の作成など、事務作業で生成AIをすぐ使えるプロンプト例を業務別に紹介。思いどおりの回答を引き出す指示の型と、使う前に押さえたい注意点も解説します。

ChatGPT、Gemini、Claude、Microsoft Copilot などの生成AIは、事務作業の時短に最も手軽に使えるツールです。ところが、「試しに使ってみたが、ありきたりな答えしか返ってこない」「結局自分で書いたほうが早い」と感じて使わなくなる人も少なくありません。

その原因の多くは、AIの性能ではなく指示（プロンプト）の出し方にあります。この記事では、うまくいく指示の型を最初に説明し、そのうえで事務作業でそのまま使えるプロンプト例を業務別に紹介します。

なお、会社で使う場合は、入力してよい情報の範囲など社内ルールを必ず確認してください。注意点は記事の後半と、生成AIを仕事で使う前に知っておきたいリスクと社内ルールで詳しく解説しています。

生成AIが得意な作業・苦手な作業

最初に、生成AIに任せやすい作業とそうでない作業を整理しておきます。ここを取り違えると、「使えない」という印象につながります。

得意な作業	苦手・注意が必要な作業
文章の下書き、言い換え、トーンの調整	最新の情報や社内固有の事実を正確に答えること
長い文章の要約、論点の抽出	正確な計算（特に桁の多い数値の集計）
構成案・アイデアの洗い出し	根拠の確認が必要な専門的判断（法律・税務・医療など）
表形式への整理、形式の変換	出典の提示（存在しない文献を挙げることがある）
Excel関数やマクロ、簡単なコードの作成	機密情報や個人情報を含む作業

基本的な考え方は、「AIに下書きを作らせ、人が確認して仕上げる」です。ゼロから書くより速く、しかも品質は人が担保できます。

思いどおりの回答を引き出す「指示の型」

プロンプトは、次の5つの要素を意識して書くと、回答の質が大きく上がります。すべてを毎回書く必要はありませんが、回答がいまひとつなときは、どれが足りないかを点検してください。

要素	内容	例
役割	AIにどの立場で考えてほしいか	「あなたは経験豊富な総務担当者です」
目的	何のための作業か、誰が読むか	「取引先の部長に送る、納期遅延のお詫びメール」
材料	前提となる事実・情報	「遅延は3日、原因は部品の入荷遅れ」
条件	文字数、トーン、含める・含めない内容	「300字以内、言い訳がましくしない」
出力形式	どの形で返してほしいか	「件名と本文に分けて。案を2つ」

特に効果が大きいのは「材料」と「出力形式」です。AIは渡された情報からしか具体的な文章を作れないため、材料が少ないと一般論の回答になります。また、出力形式を指定すると、そのまま貼り付けて使える形で返ってきます。

もう一つのコツは、1回で完璧を求めないことです。最初の回答に対して「もう少しくだけた表現に」「3つ目の段落を削って」と追加で指示すると、短い時間で仕上がります。

【業務別】そのまま使えるプロンプト例

ここからは、事務作業でよくある業務ごとにプロンプト例を紹介します。【】の部分を自分の状況に置き換えて使ってください。

1. メールの下書き

あなたは丁寧で簡潔な文章を書くビジネスパーソンです。
次の内容で、【取引先の担当者】に送るメールを作成してください。

・目的：【打ち合わせ日程の変更をお願いしたい】
・背景：【当初の11月12日（火）14時に社内の都合で参加できなくなった】
・提案する候補：【11月13日（水）10時、14日（木）15時】
・条件：300字以内、件名をつける、おわびは1回だけにする

お詫びや催促など、言いにくい内容のメールほど効果を実感しやすい使い方です。

2. 返信メールの作成

受け取ったメールを貼り付けて、返信の方向性だけを伝える使い方です。

次のメールへの返信を作成してください。
返信の方針：【見積もりの再提出は可能だが、納期は1週間延びる】ことを伝える。
相手との関係：【長く取引のある顧客】。丁寧だが、かしこまりすぎない文面で。

---（受信したメール）---
【ここにメール本文を貼り付け。社外秘の情報や個人名は伏せる】

3. 議事録・会議メモの要約

次の会議メモを、議事録の形式に整理してください。

出力形式：
1. 会議の目的（1行）
2. 決定事項（箇条書き）
3. 宿題事項（担当者・期限を表形式で）
4. 次回までの論点

メモにない内容は推測で補わず、「記載なし」と書いてください。

---（会議メモ）---
【ここにメモを貼り付け】

「メモにない内容は推測で補わない」と指示しておくと、AIがもっともらしい内容を付け足すのを防げます。

4. 長い資料の要点整理

次の文書を読み、【上司に3分で説明する】ための要点を整理してください。
・結論を最初に1文で
・重要なポイントを3つ、それぞれ2行以内で
・判断が必要な点や懸念点があれば最後に

5. 資料・企画書の構成案

【新しい勤怠管理システムの導入】を社内に提案する資料の構成を考えてください。
読み手：【経営層。導入コストとリスクを気にしている】
スライド枚数：【8枚程度】
各スライドについて「タイトル」と「伝えるべき内容」を表形式で出してください。

構成をAIに出させ、中身は自分で埋めるやり方が、品質とスピードのバランスが最も良い使い方です。

6. 文章の校正・言い換え

次の文章を校正してください。
・誤字脱字、不自然な表現を直す
・意味は変えない
・修正した箇所と理由を、修正後の文章の下に箇条書きで示す

【ここに文章を貼り付け】

7. Excel関数の作成

Excelで次のことをしたいです。使う関数と数式を教えてください。

・A列に社員名、B列に部署名、C列に売上金額がある（2行目から100行目まで）
・F2セルに部署名を入れると、その部署の売上合計がG2セルに表示されるようにしたい
・数式の意味も簡単に説明してください

表の構造（どの列に何があるか、何行あるか）を具体的に書くのがポイントです。Excelの学び方はExcelスキルの学習ロードマップでも解説しています。

8. データの整形

次のリストを、「氏名」「会社名」「電話番号」の3列の表に整形してください。
表記ゆれ（全角・半角、株式会社の位置）はそろえてください。

【ここにリストを貼り付け。実在の個人情報は入力しない】

9. よくある質問（FAQ）の作成

【社内の経費精算ルール】について、新入社員から出そうな質問と回答を10個作成してください。
回答は、次の規程の内容だけをもとにしてください。規程にないことは「規程に記載なし」としてください。

---（規程）---
【規程の該当部分を貼り付け】

10. アイデア出し

【社内勉強会の参加率を上げる】ためのアイデアを15個出してください。
・コストがほとんどかからないものを中心に
・「すぐできる」「準備が必要」に分類して

アイデア出しは、数を多めに頼み、その中から人が選ぶ使い方が向いています。

11. 手順書・マニュアルの下書き

次の作業メモをもとに、初めて担当する人向けの手順書を作成してください。
・番号付きの手順で
・つまずきやすい点は「注意」として明記
・専門用語には簡単な説明をつける

【作業メモを貼り付け】

12. 自分の仕事の改善点の洗い出し

私は【中小企業の総務担当】で、毎週次の作業をしています。
【作業内容と、それぞれにかかっている時間】
生成AIやExcel、ノーコードツールで効率化できそうな作業と、その方法を提案してください。
効果が大きく、すぐ始められる順に並べてください。

自分の業務のどこにAIを使えるかわからないときは、この使い方から始めるのがおすすめです。

使う前に確認しておくこと

会社で使う場合は、入力してよい情報の範囲と、出力を確認してから使うことを必ず守ってください。情報漏えいや誤情報などのリスクと、社内ルールの作り方は生成AIを仕事で使う前に知っておきたいリスクと社内ルールでまとめています。

定着させるコツ：「毎日1回使う業務」を決める

生成AIの活用が定着しない最大の理由は、「使いどころを毎回考えるのが面倒」なことです。そこで、まずは毎日必ず発生する業務を1つ選び、その業務では必ずAIを使うと決めてみてください。メールの下書きや日報の要約などが選びやすいでしょう。

2週間ほど続けると、どんな指示を出せば良い結果が返ってくるかの感覚がつかめます。よく使うプロンプトはメモ帳やスプレッドシートに保存しておき、【】の部分を差し替えて使い回すと、さらに速くなります。

生成AIは、リスキリングの中でも最も短い時間で効果を実感できるスキルです。ここで生まれた時間を、次のスキルを学ぶ時間に回していきましょう。学ぶスキルの選び方はリスキリングの始め方で解説しています。